Consignas Generales de Salvaguardar Ltda

1. OBJETIVO

Reglamentar las funciones generales del personal operativo de la compañía, trazando las pautas que deben observarse sin distingos derivados de las condiciones especiales de cada puesto.

2. ALCANCE

Aplican a los supervisores generales de la compañía, a los escoltas, a quienes presten el servicio de reacción inmediata para clientes o abonados, a los coordinadores de puesto o supervisores fijos y a los guardas de vigilancia.

3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

Esquema del Servicio

El personal de supervisores generales, escoltas, miembros del equipo de reacción, coordinadores de puestos y guardas de vigilancia seguirá la programación de turnos elaborada por el empleado respectivo y la central de operaciones de la compañía (turnos de ocho a doce horas, dependiendo de las necesidades del servicio y las estipulaciones de los clientes).

Actividades Operacionales

. Todo guarda está obligado a conocer en detalle las funciones generales y específicas que debe cumplir en cada uno de los turnos de trabajo que le corresponden y desarrollarlas con la máxima atención y cuidado.

. Durante el servicio el agente de seguridad debe portar el arma de dotación suministrada por la empresa. En el cinto si es revólver o terciada si es escopeta, y no dejarla en lugar diferente.

. Mantener una excelente presentación, cuidando especialmente el aseo personal, el corte de cabello, la conservación del uniforme, la limpieza del calzado y el mantenimiento del arma de dotación.

. Utilizar el uniforme única y exclusivamente en el lugar en donde fue asignado de puesto.

. Los agentes de seguridad deben recibir el puesto quince minutos antes de la hora con el fin de enterarse de las consignas y/o novedades, efectuando revista a todas las instalaciones para enterarse del estado en que se reciben éstas.

. Informar al compañero que recibe el puesto por relevo de descanso o por otro motivo sobre las consignas temporales emitidas por los superiores u otras personas.

. El agente de seguridad que entrega el servicio no debe cambiarse el uniforme hasta tanto el compañero reciba el puesto debidamente uniformado y a satisfacción.

. Una vez entregado el turno a satisfacción deberá abandonar las instalaciones sin permanecer allí ni regresar a las dependencias hasta cuando vuelva a recibir el servicio. 

. No ingresar a las dependencias por ningún motivo fuera del turno establecido y menos aún acompañado de algún familiar, amigo, conocido o extraño.

. Firmar el libro de control de personal dispuesto para tal fin, registrando la hora de entrada y salida.

. El agente de seguridad tiene como misión principal ayudar y proteger a los clientes de la compañía y sus bienes y demás intereses.

. El guarda debe portar la identificación suministrada por la compañía, la provista por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada y la personal.

. Dejar constancia en la minuta de las novedades que se hayan presentado durante el turno, informándolas además a la central de operaciones y/o a la de monitoreo (en caso de circunstancias especiales con respecto a los sistemas de alarma).

. En todo momento el agente de seguridad debe mantener su lugar de trabajo en perfecto orden y aseo.

. Llevar los documentos de registro en muy buen estado de orden y presentación, de acuerdo con las instrucciones indicadas en el presente manual.

. Mantener encendidos los radios de comunicaciones y estar atento a contestar los teléfonos u otros medios si los hay en el puesto.

. Conocer los horarios de trabajo de cada una de las oficinas o dependencias custodiadas  con el fin de ejercer el control adecuado.

. Conocer al personal de empleados y colaboradores que trabajan en las oficinas o dependencias.

. Dar trato enérgico pero respetuoso a todo el personal de empleados, colaboradores y/o visitantes.

. Cumplir y hacer cumplir las normas sobre identificación de personas.

. Hacer cumplir las disposiciones sobre el uso del sistema de control de acceso para las entradas y salidas de personal, así como también de los elementos, equipos y documentos de cada una de las dependencias.

. Impedir el retiro de elementos de las dependencias que le corresponda vigilar cuando no se presente orden, memorando y/o factura que legalice el egreso.

. Aplicar siempre las buenas maneras y la amabilidad en el trato con los compañeros, los supervisores, los directivos y empleados de la empresa y del puesto, y el personal en general.    

. Retener a los intrusos que se encuentren dentro de las instalaciones puestas bajo su cuidado.

. Elaborar los informes de su competencia de manera rápida, clara, precisa y concisa.

. Conocer detalladamente cuáles son sus funciones dentro del plan de emergencia del puesto, en particular cómo funcionan los equipos especiales y saber en dónde están ubicados y cómo funcionan en caso necesario.

. Informar inmediatamente al encargado de la central de operaciones y a los superiores inmediatos sobre cualquier indicio de peligro, riesgo o amenaza que observe o detecte en el puesto de trabajo o en los alrededores.

. Aplicar el buen criterio y el sentido común en la solución de los problemas que se puedan presentar.

. Encender y apagar las luces del edificio, establecimiento u oficinas de acuerdo a las reglas establecidas.

. Al término de las labores de cada turno hacer un inventario de las oficinas que no quedaron con seguridad, así como de los elementos de valor que se dejan sobre los escritorios o en cualquier parte de las dependencias.

. Tener confianza y fe en sí mismo y absoluta firmeza en su vocación como guarda de seguridad.

. Ser leal con la compañía a la cual está prestando sus servicios.

. Cumplir con las funciones específicas de cada puesto en lo que aplique a las previsiones generales contenidas en este manual sobre controles de acceso, prevención de atentados con artefactos explosivos, prevención de hurtos, etc..

. Con sindéresis, adelantar labores de inteligencia para prevenir y evitar actos delictivos no sólo con respecto a las instalaciones sino a los empleados, con el personal del puesto y el público en general, de ser esto posible y conveniente.

. Atender situaciones de emergencia que se presenten, tales como incendios, terremotos, existencia de posibles elementos explosivos, inundaciones, etc..

. Atender en forma inmediata los requerimientos de seguridad emitidos por los superiores.

. Estar atento a la llegada de los supervisores e informarles detalladamente sobre cualquier novedad presentada durante el servicio.

. Mantener excelentes relaciones interpersonales y manifestar siempre voluntad de trabajo en equipo.

. Sonreír y utilizar las expresiones de urbanidad: "buenos días", "hágame el favor", "tenga la bondad", "con mucho gusto", "con su permiso", "muchas gracias", "a sus órdenes", etc..

. Brindar la información precisa y no excederse en los datos proporcionados sobre el funcionamiento del servicio, la naturaleza de las actividades del cliente, los sistemas de alarma y las condiciones económicas, el estilo de vida o las costumbres de los directivos o empleados de mayor relieve.

. Como prohibiciones se consagran las siguientes: realizar ventas de cualquier elemento en los puestos de vigilancia; utilizar la papelería de la empresa a la cual se presta el servicio para elaborar informes institucionales o trabajos personales; solicitar dinero en préstamo a los funcionarios o propietarios; contraer deudas o pedir fiado o a crédito en los almacenes o restaurantes que existan en el puesto o en los alrededores; servir de fiador a los empleados del puesto; apagar el radio de comunicaciones o mantenerlo con volumen inaudible o extremadamente alto; establecer familiaridad con el personal de la organización a la que se presta el servicio o con extraños, pues se pierde autoridad y autonomía para ejercer control sobre el puesto; fumar durante el tiempo de servicio; formar corrillos con los compañeros de trabajo o dedicarse a charlas, conversaciones o modalidades varias de alternación social con otros guardas, empleados o transeúntes ocasionales, esto con el objeto de no distraerse en sus funciones; dormir durante el lapso de servicio; usar los teléfonos del cliente durante el turno para fines personales; ingerir bebidas alcohólicas o hacer uso de sicoactivos prohibidos; recibir el turno en estado de embriaguez; llevar consigo grabadoras, walkmans, CDplayers, lectores y/o reproductores de mp3, radios, televisores portátiles, teléfonos celulares, juegos electrónicos o cualquier elemento o artefacto que distraiga al empleado del cumplimiento de sus roles; retirarse del sitio de trabajo sin previa autorización; ocuparse en actividades diferentes a las enumeradas en las consignas generales o específicas; asumir otras funciones delegadas por los superiores, funcionarios o directivos sin previo consentimiento de la compañía; involucrarse en forma personal con los asuntos de la empresa a la cual se presta el servicio; aceptar insinuaciones para modificar las normas establecidas en el servicio; entregar el arma de dotación para ser inspeccionada a personas diferentes de los supervisores y directivos de la empresa; utilizar las instalaciones eléctricas, los teléfonos, los computadores, el internet y los demás servicios para fines personales; recibir alimentos, bebidas, dulces o cigarrillos de personas extrañas; permitir el ingreso de vendedores ambulantes, loteros, predicadores, lustrabotas o indigentes; usar prendas diferentes al uniforme estipulado (ruanas, bufandas, pasamontañas, cobijas, zapatos deportivos, etc.); utilizar abusivamente los elementos y equipos de oficina (máquinas de escribir, calculadoras, computadores, teléfonos, faxes, etc.), y tener en el puesto de trabajo revistas, periódicos, libros, cuentos, historietas, cómics, juguetes o elementos no autorizados y que distraigan su concentración en las actividades de vigilancia.

. Para el uso de las armas de fuego se tendrán en cuenta las siguientes recomendaciones de cuidado: el medio letal es preventivo y no ofensivo; sólo debe usarse en casos extremos en los cuales la seguridad del agente o la de cualquiera de sus compañeros o protegidos se halle en inminente peligro y siempre de manera proporcionada y actual; no deben cargarse y descargarse imprudentemente en cualquier parte sino en área abierta, apuntando hacia arriba o hacia un lugar seguro y únicamente a la entrega del turno; dentro de las instalaciones del puesto no se deben hacer demostraciones de manejo o habilidad de las armas; sólo puede portarse y usarse el arma y la munición proporcionadas como dotación por la empresa; no debe prestarse el arma a personas extrañas o ajenas a la compañía, aún siendo estos posibles expertos; en caso de tumultos o alteraciones del orden público no se deben usar las armas de dotación ni hacer ostentación de aquéllas; se prohíbe probar el funcionamiento del medio letal o apuntar a cualquier objeto dentro de las oficinas o dependencias, lo cual se puede hacer en las prácticas de polígono exclusivamente.

. Como normas de seguridad con las armas de fuego se deben observar las siguientes: manejar todas las armas como si estuvieran cargadas; nunca apuntar un arma cargada o descargada a objetos, animales o personas; nunca confiar si le dicen que un arma está descargada, cerciorarse por sí mismo teniendo cuidado de no oprimir el disparador; antes de oprimir el disparador pensar siempre cuál será la dirección que seguirá el proyectil; inspeccionar cuidadosamente los aparatos de puntería; nunca disparar un arma cuando el proyectil pueda alcanzar un obstáculo que impida observar lo que hay detrás de él; examinar la munición para verificar que esté limpia y seca; en caso de que la munición esté defectuosa los cartuchos deben cambiarse; el desconocimiento de las normas de seguridad en el servicio de vigilancia ha ocasionado un gran número de bajas, lesiones y daños por imprudencia, impericia y/o negligencia; cuando ocurra una caída debe controlarse la boca de fuego del arma, y no mezclar las bebidas embriagantes o los sicotrópicos prohibidos con el manejo de los medios letales.

. Con respecto a los registros documentales llevados por los guardas en los puestos se deben observar las siguientes reglas: los libros, planillas y formatos deben utilizarse con esmero y pulcritud para que en determinado momento sirvan como prueba o ayuda para el esclarecimiento de cualquier anomalía; no debe tacharse ni utilizar correctores líquidos para cambiar o alterar información ya registrada; los documentos deben mantenerse en lugar seguro con el fin de evitar que personas ajenas o mal interesadas los mutilen, y no deben dejarse espacios en blanco entre anotaciones para frustrar así intercalaciones o adiciones no convenientes.

. En el libro de minuta se anotan todos aquellos acontecimientos o hechos que tienen que ver con la seguridad de las dependencias custodiadas, que interesan al jefe o encargado de seguridad y que tienen interés para posteriores investigaciones. Los guardas deben consignar el nombre completo y el número de placa tanto de la persona que recibe como de la que entrega el puesto. En la bitácora también se deja constancia sobre los relevos y los elementos y equipos dejados bajo custodia, ya sea que estos últimos se transmitan entre los guardas o que se den o dejen a otras personas. Por último, el libro de minuta puede utilizarse para impartir órdenes o consignas especiales por el responsable del departamento de seguridad o los supervisores. Al enviarse a cada puesto éstas serán marcadas y firmadas por los departamentos de seguridad y operaciones en los stickers de apertura y cierre.  

. Son reglas especiales que deben cumplirse durante las festividades decembrinas u otras actividades sociales de la empresa vigilada las siguientes: no ingerir bebidas embriagantes durante el turno; no presentarse a recibir el turno embriagado; no utilizar sicoactivos ilegales; no aceptar obsequios, en especial si se trata de licores; no permitir corrillos o reuniones cerca del puesto de trabajo; permanecer atento a toda actividad sospechosa que se presente, alejándose en lo posible del sector para evitar la sorpresa, y controlar de manera drástica la salida de bienes y el ingreso de objetos o sustancias dañosas.    

. Con los regalos y obsequios que por mera liberalidad de los clientes se reciben en el puesto de trabajo el guarda debe comportarse con circunspección y prudencia para evitar malentendidos y confusiones. También cuando otras personas les llevan regalos a los empleados de los puntos de atención el guarda deberá llamarlos para saber si los aceptan y, en dado caso, revisarlos a fondo para evitar la introducción de elementos dañosos (artefactos explosivos, por ejemplo). Si el interesado no se presenta a la recepción, el guarda debe abrir el regalo en presencia del mensajero para establecer claramente su contenido. Para evitar confusiones y el egreso subrepticio de elementos de propiedad del cliente, al momento de la salida del empleado deben controlarse muy bien los regalos y obsequios que hubiera recibido con el fin de frustrar cualquier cambio o suplantación.

. En casos de emergencia el guarda se comportará de la siguiente manera: si es detectado el ladrón debe detenerse en lo posible con la evidencia, activar las alarmas contra hurto (si las hay), vía radio solicitar el apoyo de los demás guardas para verificar las labores de requisa personal correspondientes, pedir la asistencia de la policía y de la empresa y entregar el sospechoso a las autoridades. Si al guarda se le informa sobre el hurto debe verificar con el afectado la preexistencia del elemento o equipo desaparecido detallando sus características propias como también las circunstancias o condiciones especiales bajo las cuales fue hurtado aquél. Si la anomalía que condujo a la desaparición del bien es muy reciente debe avisar a los demás integrantes del equipo de seguridad para que eviten la salida de elementos similares intensificando las revistas de los salientes; también, efectuar revistas detalladas del área y sus alrededores buscando el objeto; avisar a la empresa para el envío de un supervisor o del encargado del departamento de seguridad, y, finalmente, si el puesto está provisto de circuito cerrado de televisión establecer en lo posible el momento de ocurrencia del hurto para que el operador del cuarto de control o monitoreo proceda a identificar al sospechoso.

. En situación de evacuación el guarda debe mantener y hacer que se mantenga la calma en todo momento; abrir las puertas principales o de emergencia para que el personal salga con libertad y seguridad; conceder prelación a los niños, a los discapacitados, a los ancianos y a las mujeres (luego saldrán los documentos clasificados, el archivo y los bienes muebles de mayor valor); evitar que en la confusión se presenten robos o daños o que penetren extraños y protagonicen saqueos; indicar al personal en tono enérgico y respetuoso que salga ordenadamente en fila india e impedir que se devuelvan; después de la evacuación y siempre que esto sea posible revisar las dependencias para que no haya quedado personal en el interior (baños, archivos, cuartos oscuros, almacenes, bodegas, etc.); instruir a las damas para que se despojen de sus tacones evitando así caídas y subsecuentes obstrucciones de las escaleras o vías de salida, y después de atendida la emergencia permitir el ingreso del personal teniendo en cuenta que no entren extraños oportunistas.

. En caso de incendio se debe establecer la ubicación exacta de los puntos en donde se encuentren instalados los equipos contra incendio (extintores); suspender o hacer suspender el fluido eléctrico; retirar o hacer retirar el personal que no preste ayuda (curiosos); dominar el manejo correcto de cada uno de los equipos instalados sobre todo cuando el personal propio no conoce este tema, e informar a la policía, a los bomberos, a los organismos de socorro y a la empresa.

. En caso de inundación identificar el sitio en donde se encuentra el registro principal del agua para cerrarlo; desconectar el fluido eléctrico para evitar cortocircuitos o electrocuciones, y comunicar de inmediato lo pertinente a la policía, los bomberos, la empresa de acueducto y alcantarillado, los organismos de socorro y la empresa.

. Para prevenir la operación dañosa de artefactos explosivos en contra de los intereses de nuestros clientes se imponen las siguientes normas: al terminar las labores diarias dejar los elementos de trabajo en orden y bien asegurados de tal manera que al día siguiente puedan detectarse cambios o anomalías que de otro modo pasarían inadvertidos; sospechar de los ruidos extraños y de los olores aromáticos (algunos explosivos despiden aromas característicos); si se encuentran objetos sospechosos no tocarlos, conservar la calma y avisar a la empresa evitando las vibraciones, los golpes, los ruidos y el empleo cercano de radios de comunicaciones o de celulares; llamar a la policía y alertar a la compañía; evitar los comentarios impertinentes y sobre todo las exageraciones; si hay relativa certeza no dudar en coordinar la evacuación inmediata del edificio o de las instalaciones de las cuales se trate, esto bajo la dirección del cliente o de sus representantes empoderados para ello; suministrar toda la información posible a las autoridades (ubicación del artefacto sospechoso, momento aproximado en que se evidenció la novedad, descripción rápida de lo escuchado u observado), y conceder prelación a los niños, a los discapacitados, a los ancianos y a las mujeres (luego saldrán los documentos clasificados, el archivo y los bienes muebles de mayor valor).

. Siendo una de las modalidades más empleadas en el país, frente al tema de los carros-bomba deben observarse las siguientes recomendaciones: generalmente los individuos que conducen los vehículos de este tipo manifiestan prisa o afán, parquean con descuido y descienden muy pronto, también los automotores usados con esta finalidad carecen de placa o lucen deteriorados, cargados o caídos hacia un lado y despiden olores especiales, producen ruidos acompasados (de mecanismos de tiempo) o presentan cables a la vista o goteo de sustancias extrañas. Por ello es conveniente la inspección con los espejos retrovisores por la parte baja y la revisión directa de la cajuela de equipaje, del receptáculo del motor y del cubículo de pasajeros, siempre que esto sea posible y esté autorizado por los representantes de los clientes en cada puesto.

. En caso de llamadas terroristas, aunque éstas en su mayoría se basan en hechos o circunstancias carentes de verdad, considérelas ciertas, otórgueles trascendencia y consulte al jefe de seguridad o a quien haga sus veces en el puesto para ordenar la evacuación respectiva. Conserve la calma en todo momento; reciba el mensaje con exactitud y permita a quien llama finalizar su comunicado detallando y reteniendo en la memoria los ruidos de fondo; trate de averiguar la mayor cantidad posible de datos sobre el asunto (qué razón existe para el atentado, en dónde está la bomba, cuándo fue colocada y cuándo va a explotar), lo que ayudará también a establecer la seriedad de la amenaza; al concluir la llamada anote los datos más relevantes e infórmeselos de inmediato al representante del cliente para que se ordene la revisión de todos los lugares de trabajo y los espacios comunes del inmueble (cafeterías, depósitos, terrazas, shuts de basuras, cuartos de aseo, etc.) y la evacuación, si ésta aplica. Si se desaloja el inmueble deben observarse las demás normas ya tratadas en los apartes sobre evacuación, incendio, inundación, artefactos explosivos y carros- bomba.

. Los radios de comunicaciones merecen un cuidado especial: deben recibirse por minuta, deben someterse a carga apagados y una vez su batería se haya agotado, deben quedar en lugar seguro y sólo se permite su manipulación al personal de la empresa. Cuando se presente un daño o desperfecto debe informarse por escrito a la central de operaciones y enviarse el elemento con el servicio de supervisión. La comunicación por este medio debe hacerse bajo parámetros de respeto, brevedad, no interferencia y efectividad.   

. En general, cada empleado del nivel operativo tiene bajo su responsabilidad ciertos documentos de registro tales como bitácoras o libros de minuta, planillas y formatos.

. La inobservancia de las presentes consignas generales o de las especiales de cada uno de los puestos generará, previa investigación interna pertinente adelantada por los departamentos de seguridad y recursos humanos, si a ello hay lugar, a sanciones disciplinarias de acuerdo a la legislación vigente y al reglamento interno de trabajo de la compañía.